Tom Koning: ‘De jaarrekening is in feite achterhaald. Bij ons werken klanten met actuele cijfers per dag’

Hein Koning Administratie en Belastingadvies scoort met Hein Online

‘Voorheen bracht de ondernemer zijn administratie aan de balie en werd deze verwerkt wanneer hij aan de beurt was. Dat is voorbij’

In 2004 liet kantoor Hein Koning zijn klanten voor het eerst facturen opstellen via een online omgeving. Vier jaar later volgde de bijbehorende bankkoppeling. Eind 2014 is het bedrijf gestart met een concept dat een uitkomst is voor ondernemers: Hein Online.
Tom Koning vertelt: ,,De ondernemer hoeft nu zelf niet meer te boekhouden en beschikt elke dag over de laatste cijfers. Een bijkomend voordeel is dat onze belastingadviseurs veel beter kunnen adviseren, omdat ze over actuele cijfers beschikken. Ook voor de mensen van onze loonadministratie is dit ideaal. Vroeger kreeg je de jaarrekening vaak pas maanden nadat het jaar was verlopen. Nu ben je elke dag bij. Dat maakt een enorm verschil.”
Overstappen op een compleet nieuwe manier van boekhouden, vereist wel een cultuuromslag. En dat gaat niet vanzelf, weet Koning uit ervaring. ,,Mensen houden van systeemwerken en verandering brengt altijd weerstand met zich mee. Dat merken we bij klanten, maar ook op kantoor. Het is even wennen. We hebben nu intern veel meer dagelijkse druk. Voorheen bracht de ondernemer zijn administratie aan de balie en werd deze verwerkt wanneer hij aan de beurt was. Dat is voorbij.”
Van 1,5 dag werk naar 10 minuten
Met Hein Online staan alle uitgaande en binnenkomende facturen en bonnen direct in de administratie. Koning: ,,Ook de bankafschriften houden we dagelijks bij en verwerken we meteen met de openstaande posten. De ondernemers kunnen vanuit het systeem de nog te betalen facturen in één handeling betalen en zien op hun eigen financiële dashboard exact hoe ze ervoor staan. Omzet, marge, liquiditeit, openstaande posten. Veel meer kantoren en online pakketten bieden zo’n dashboard, maar wat heb je eraan als de cijfers niet actueel zijn?”
Sommige ondernemers besteedden elke week vele uren aan hun administratie. Nu zijn ze ineens binnen tien minuten klaar en houden ze veel tijd over. ,,Het is een prachtig verhaal”, vertelt Koning. ,,Ook grote bedrijven, die vaak een eigen boekhouder op de loonlijst hadden staan, werken nu met dit systeem en besparen zo duizenden euro’s per jaar. Dat is echt een trend aan het worden. Wij doen de controle en maken de jaarrekening op en toch kunnen de kosten al gauw met een factor drie dalen.”
Door Hein Online wordt de rol van kantoor Hein Koning ook anders. ,,We werken veel nauwer samen met klanten. Natuurlijk hebben wij ook nog steeds klanten die zo wel weten hoe ze ervoor staan of liever zelf boekhouden, omdat ze dat leuk vinden. Voor onze diensten, service en inzet maakt dat niet uit.”
Credits voor het personeel
De credits voor het succes van Hein Online gaan vooral naar het personeel. Koning: ,,Zij hebben er de afgelopen jaren keihard hun best voor gedaan. En ik vind het leuk om te zien dat zij nu zelf ook enthousiast zijn over onze nieuwe werkmethode. Met elkaar verzinnen we steeds nieuwe services voor onze klanten.”
‘Whatsappen’ met klanten is daar een voorbeeld van. Koning verklaart: ,,Als wij voorheen een e-mail of brief naar klanten verstuurden, ontvingen we vaak pas dagen later een reactie. Terwijl je meestal binnen een uur antwoord hebt als je een bericht via Whatsapp verstuurt. Dan zou het raar zijn om daar niet op in te spelen.”
Financieringsaanvragen
Waar kantoor Hein Koning op dit moment mee aan de poort rammelt, is een systeem voor financieringsaanvragen. XBRLreports heet het. Koning legt het uit:
,,Door de reorganisaties zijn en worden nog vele duizenden bankmedewerkers ontslagen. Als ondernemers tegenwoordig een financiering van hun bank willen, moeten ze hiervoor zelf alle info en gegevens in de bankportal invullen. Hierbij krijgen ze vragen over zaken waar ze totaal geen verstand van hebben, dus ze kloppen al snel aan bij hun boekhouder. Dat levert ons extra omzet op, maar het is niet in het belang van de klant. XBRLreports wel. Hiermee kunnen we vanuit onze online administratie letterlijk binnen één minuut de kredietrapportage mét prognose in het banksysteem schieten. We maken zelf de financieringsaanvraag compleet, buiten het portal van de bank om.”
Koning nodigde Rabobank onlangs uit voor een demonstratie. Hij blikt terug: ,,Ze kwamen met z’n vijven. We leverden de informatie via het scherm aan en binnen een minuut stond het inderdaad op het scherm van de bankmedewerkers. Compleet en precies zoals het moet; gestructureerd in het eigen systeem van de bank. De bank weet zeker dat de cijfers foutloos uit de officiële bedrijfsadministratie komen en kan een aanvraag snel analyseren en afhandelen. Voor de ondernemer is het zo ook makkelijker om bij andere banken een financieringsaanvraag in te dienen en de beste eruit te pikken. Inmiddels is ABN AMRO ook al op bezoek geweest.”
Rapportcijfer
Afgelopen november liet kantoor Hein Koning een onafhankelijk klanttevredenheids-onderzoek uitvoeren. Het leverde het bedrijf een gemiddeld rapportcijfer van een 8,7 op. ,,Het onderzoekkantoor vroeg tussentijds of ik selectief te werk was gegaan met het doorgeven van ons klantenbestand”, glimlacht Koning. ,,Ze vonden de mensen wel héél enthousiast. Een betere beloning hadden we onszelf natuurlijk niet kunnen wensen.”
Tijdens het onderzoek zijn klanten ook gevraagd om verbeterpunten te benoemen. Zo gaf 13% van de ondervraagden aan sneller te willen weten hoeveel belasting ze terugkrijgen of moeten betalen over het voorgaande jaar. ,,Met Hein Online kunnen we nu in deze behoefte voorzien en kunnen we onze klanten in het begin van het jaar al informeren. Voor een klant is dat vaak voldoende.”
Blijven werken aan vernieuwing
Begin 2016 heeft Hein Koning een eigen app gelanceerd. Later dit jaar zullen er meer apps volgen, bijvoorbeeld voor facturatie. Op dit moment is Hein bezig met een online kasboek, dat direct met de boekhouding in Hein Online is gekoppeld. De eerste versie heeft Koning met wat aanpassingen teruggestuurd naar de softwareontwikkelaar. De definitieve versie komt waarschijnlijk binnen enkele maanden uit.
,,Daarnaast zijn we bezig met een online middel voor bedrijven die met projectadministratie werken”, vult Koning aan. ,,En we willen de btw-aangifte nog completer maken. De aangifte goedkeuren en indienen bij de Belastingdienst gaat al met één klik. Maar er moet ook nog betaald worden en dat vergeet een ondernemer nog wel eens. We werken nu aan een systeem dat goedkeuren, indienen en betalen combineert. Zo zijn we constant in beweging.”
Er werken momenteel zestien mensen voor kantoor Hein Koning. ,,Mede dankzij de automatisering draaien we heel veel productie”, beseft Koning. ,,Veel bedrijven zijn bang voor automatisering en denken dat het gepaard gaat met ontslagrondes. Ik ben er daarentegen van overtuigd dat er altijd wel weer extra vraag komt als wij sneller werken en dus scherpere tarieven kunnen aanbieden. De manier waarop wij werken, roept altijd weer nieuwe ideeën en kansen op. Dat is tot dusver ieder jaar nog uitgekomen.”

‘Het werken met Hein Online bespaart mij enorm veel tijd’
Albert Molenaar van Slijterij De Stient is onlangs overgegaan op het online systeem van kantoor Hein Koning en is razend enthousiast:
,,Na jarenlang te hebben gedacht dat ik met mijn papieren administratie meer controle had over de financiële situatie van ons bedrijf, zijn we begin dit jaar toch helemaal digitaal gegaan. Het werken met Hein Online bespaart mij enorm veel tijd, maar met het ‘ElkeDagBij-systeem’ weet ik ook precies hoe we ervoor staan. Alles wordt dagelijks perfect bijgewerkt en de rapportages geven een prima inzicht in de financiële situatie. Dat is voor mij echt de toegevoegde waarde van dit systeem!”