CloudCompagnon heeft het ideale document managementsysteem voor MKB

Geen irritatie, maar snel én toegankelijk

Geboren in Bergen, opgegroeid in het Westfriese, zit het ondernemen Dennis in het bloed. ,,Als IT-er werkte ik bij verzekeraar Hooge Huys en beheerde ik samen met een inwoner van hier het digitaal archief. Wij sloegen de brug tussen de eindgebruikers en de IT-ers, vertaalden de eisen en de wensen van de gebruikers naar hoe de IT-ers het zouden moeten bouwen. En andersom. Steeds kijkend naar hoe we het werk van elkaar gemakkelijker konden maken.”
In 2007 wilden de twee op eigen benen staan. ,,Er zijn veel grote bedrijven die behoefte hebben aan een document managementsysteem. Een systeem waarin je documenten, e-mails en bestanden op een gestructureerde manier opslaat en razendsnel terug kunt vinden. Het zorgt dat je altijd één document behoudt met een versie-historie.”

‘Wij kunnen de
bedrijven tot 50
medewerkers helpen
bij het structureren
en het snel vinden
van documenten
en informatie’

Dennis legt uit: ,,Het werkt als het moderne Netflix en Spotify. Zij voegen metadata toe aan bijvoorbeeld een film, zoals het genre, de acteurs, zodat het gemakkelijk zoeken is. Dat doet een document managementsysteem ook, door middel van een klantnummer, een datum, een document- or projectnummer.”
,,We sloegen aanvankelijk de brug tussen IT-ers – aanbieders van dat soort pakketten – en de groter wordende bedrijven die behoefte hebben aan een documentsysteem. Zo is het bedrijf Solid Flows ontstaan, met mooie opdrachtgevers als de GGZ en Pathé. Solid Flows is het consultancy bedrijf. CloudCompagnon is een applicatie die door de consultancy ervaring is ontstaan. Want ondertussen merkten we dat de MKB-bedrijven met 5 tot 50 medewerkers ook die behoefte hebben om documenten te structuren, want er is niks erger dat je een klant aan de lijn hebt en – omdat iets onvindbaar is – moet zeggen ‘ik bel je over een uurtje even terug’.”
,,Normaliter zijn dit soort pakketten voor MKB-bedrijven een grote investering, vanwege dure jaarlijkse licenties en hoge implementatiekosten, doordat een implementatie op maat vaak enkele weken tot soms wel maande duurt. Die markt wilden wij doorbreken. We hebben gekeken naar een abonnementsvorm met een gemakkelijke applicatie, met de kracht van zo’n groot document managementsysteem en we hebben zelf een basisinrichting gemaakt, welke binnen drie dagen op maat kan worden uitgebreid: dat is Cloud Compagnon.”
,,Wij kunnen de bedrijven tot 50 medewerkers helpen bij het structureren en het snel vinden van documenten en informatie. Belangrijke uitgangspunt is daarbij dat je het snel kunt implementeren bij de organisatie, zodat de kosten laag blijven. Het is tevens gemakkelijk te bedienen.”

‘Bedrijven voelen
de urgentie vaak
pas als zich een
probleem voordoet,
maar dat kan potentieel
veel schade opleveren.
Dat kun je op voor zijn’

,,De eerste plannen voor CloudCompagnon ontstonden in 2017 en inmiddels hebben we het platform dusdanig staan, dat we de eerste klanten kunnen verwelkomen. In de tussentijd hebben we pilots gedraaid en organisaties om feedback gevraagd. Zij gaven bijvoorbeeld aan dat ze er bijvoorbeeld ook eenvoudig relatiebeheer en contractbeheer in wilden hebben. Naast die toevoeging hebben we het systeem ook toegankelijker gemaakt.”
,,Bedrijven voelen de urgentie vaak pas als zich een probleem voordoet, maar dat kan potentieel veel schade opleveren. Dat kun je op voor zijn.”
Dennis wilde zich bewust in Volendam (CloudCompagnon zit in het Business Center) vestigen. ,,Volendam staat in Nederland te boek als ondernemend. En we willen hier ook graag voet aan de grond krijgen.”
,,Binnen CloudCompagnon werken we met één van de leveranciers van Solid Flows, waarmee we meteen voldoen aan de certificering en normering van de Nederlandse archiefwetgeving.”
,,En wat we onlangs hebben toegevoegd, is e-signing. Voorheen moest je met een contract naar de klant of stuurde je het document op; nu kun je met een druk op de knop vanuit CloudCompagnon dat document langs meerdere mensen sturen, met het verzoek om te ondertekenen. Op je mobiel met je vinger. Als dat is gebeurd, krijgt elke betrokkene de ondertekende versie automatisch via email toegezonden en in de CloudCompagnon zie je in de versie historie dat de vorige versies niet meer geldig zijn. Er wordt tevens een certificaat van ondertekening bijgesloten, waardoor het rechtsgeldig is in de EU en USA.”
,,CloudCompagnon is een Nederlands product dat in een Nederlands datacenter wordt gehost. Met de huidige privacy wetgeving wel zo prettig. Gebruikers van een zakelijk dropbox vergeten vaak dat hun data niet in Nederland staat. Je back-up is ook gelijk geregeld, per ongeluk weggegooide e-mails, documenten of bestanden zetten we binnen een paar minuten voor je terug, met een historie tot een jaar. Feit is: dit is documentbeheer dat vóór je werkt.”

CloudCompagnon B.V.
Bellstraat 5 (Boven, 1131 JV Volendam)
Dennis Roos: 0614390390
www.cloudcompagnon.nl