Michelle Bosma door naar halve finale ‘Secretaresse van het Jaar’ verkiezing

‘Leer je collega’s goed kennen’

 Oorspronkelijk zou de finale vorige week al plaatsvinden, maar door alle coronamaatregelen is ook de verkiezing uitgesteld. Michelle zit daar echter niet over in. ,,Voor mij kwam de nominatie echt compleet onverwacht. Ik werk nog maar een jaar bij Loyens & Loeff, en ben bovendien nog maar een jaar echt werkzaam als secretaresse”, vertelt de bevlogen Volendamse. ,,De halve finale staat nu gepland op 22 september. Dat geeft mij mooi wat meer tijd om te wennen aan het idee dat ik in de race ben voor de titel van Secretaresse van het Jaar.”
Michelle kwam met een omweg in haar huidige functie terecht. ,,Ik droomde er vroeger altijd van om radioDJ te worden”, vertelt zij. ,,Lekker muziek afspelen en babbelen de hele dag, dat leek me heerlijk. Toen Michelle tiener was, verschenen de eerste ‘torrent’ websites zoals ‘Limewire’ waar je muziek kon downloaden. ,,In die tijd kon ik uren zoet zijn met het downloaden van top 40 hits en het branden van cd’s. Daar maakte ik dan echt werk van, met zelfgemaakte cd kaftjes en alles.”
,,Na het behalen van mijn havo-diploma begon ik aan een studie Vrijetijdsmanagement aan de hogeschool Inholland. Maar al binnen een jaar kwam ik erachter dat ik hier toch niet op mijn plek zat. De manier van lesgeven en het gebrek aan persoonlijke aandacht ontnam mij de motivatie.”

Drang
Michelle had in die tijd een bijbaantje bij Carré Wonen & Slapen. Michelle: ,,Toen ze daar hoorden dat ik stopte met mijn studie vroegen ze me of ik daar niet meer uren wilde werken als administratief medewerker.” Michelle bedacht zich geen moment en kwam fulltime bij Carré werken.
,,Daar heb ik een fijne tijd gehad. Ik heb er heel veel geleerd en mijn collega’s waren super aardig. Maar van binnen bleef ik voortdurend die drang voelen om mezelf te blijven ontwikkelen. Ik wilde graag meer uit mezelf halen. Al snel behaalde ik mijn praktijkdiploma boekhouden en in de jaren die daarop volgden heb ik ook twee NLP-cursussen (neurolinguïstisch programmeren) en een opleiding tot gewichtsconsulente gevolgd. Ik heb zelfs nog een tijdje mijn eigen kleine praktijk gehad naast mijn werk bij Carré.”
Michelle bleef onrustig. ,,Ik had nog steeds het gevoel dat ik meer uit mijn carrière wilde halen, dus ben ik op een bepaald moment gaan solliciteren. Als ik nu terugkijk, was dit eigenlijk niet zo slim, want ik bleef naar dezelfde soort administratieve functies solliciteren. Een aantal jaar terug belandde ik bij het communicatiebureau IMA (Influencer Marketing Agency) in Amsterdam. Dit bedrijf richt zich op marketingstrategieën waar bekende Instagram- of YouTube-influencers worden ingezet. Op zich voelde ik me als nuchtere Volendammer niet helemaal thuis in deze wereld, maar toen de office manager daar met vakantie ging en ik een deel van haar taken overnam, kwam ik erachter dat ik dit specifieke type werk ontzettend leuk vond.”
Met een nieuw gevoel van richting en enthousiasme begon Michelle in september 2018 naast haar werk aan de Schoevers opleiding ‘Associate Degree Office Management’. ,,Daar viel alles een beetje samen voor mij”, vertelt Michelle. ,,Ik vond de lessen direct erg inspirerend en merkte dat de rol van secretaresse mij op het lijf geschreven is. Achteraf besefte ik dat mij bij mijn oude werkgevers soms al bepaalde zaken opvielen die geoptimaliseerd konden worden, maar ik destijds nog niet de kennis had om dat op te lossen. Bij Schoevers leer ik precies hoe ik een bedrijf kan ondersteunen met praktische en efficiënte oplossingen. Daar krijg ik enorm veel energie van.”

‘Het is best lastig om iedere
keer ‘de nieuweling’ te zijn, maar het
geeft mij een ontzettende kick
als het me lukt het werk snel
onder de knie te krijgen’

Een belangrijk onderdeel van Michelle’s opleiding is de stageperiode. En via Schoevers baanbemiddeling kon Michelle solliciteren naar een baan bij het grote advocatenkantoor Loyens en Loeff en daar tevens haar stage volbrengen. ,,Ik herinner me dat ik het erg spannend vond, ik had er speciaal een net pak voor gekocht, maar het was een erg leuk gesprek waarin ik helemaal mezelf kon zijn.”
Michelle werd aangenomen en kreeg een functie als ‘float’ secretaresse. ,,Dat wil zeggen dat ik flexibel inzetbaar ben op verschillende afdelingen, bijvoorbeeld om iemand te vervangen die langdurig ziek is of met verlof gaat”, zegt Michelle. ,,Een ontzettend leerzame en uitdagende functie, omdat je telkens weer in een nieuw team terecht komt dat andere werkzaamheden verricht. Het is best lastig om iedere keer opnieuw weer ‘de nieuweling’ te zijn en weer ingewerkt te moeten worden, maar het geeft mij een ontzettende kick als het me lukt het werk snel onder de knie te krijgen en het team tevreden over me is.”
Michelle begon op de afdeling ‘investment management’ en kwam daarna op de afdeling ‘indirect tax’ terecht. ,,Dit was gelijk heel iets anders maar erg leuk. Toen de vaste secretaresse daar terugkwam van verlof werd mij gevraagd of ik niet op die afdeling wilde blijven. Gelijktijdig werd ik benaderd door een leidinggevende van een andere afdeling die mij wilde ‘wegkapen’. Ik was uiteraard erg blij en trots, maar ik vond het lastig om een keuze te maken. Omdat ik nog zoveel mogelijk ervaring wil opdoen ben ik uiteindelijk in het ‘float’ team gebleven. Op dit moment ben ik werkzaam op de afdeling ‘banking and finance’.”
Afgelopen januari ontving Michelle een mail van haar overkoepelende leidinggevende waarin stond dat zij haar had genomineerd voor de Secretaresse van het Jaar verkiezing. ,,Ik schrok me dood. Het was tegelijkertijd erg leuk en enorm spannend. Ik hou er normaliter niet van om in de picture te staan, en zou mezelf nooit aanmelden voor een verkiezing, maar de nominatie voelde echt als een grote blijk van waardering.”

Filmronde
De verkiezing begon met een vragenlijst, waarop een filmronde volgde. ,,Dat was eigenlijk niets voor mij, maar mijn zusje heeft me ontzettend goed geholpen. We zijn op een zondag naar het kantoor gegaan en hebben zo’n vier uur werk gehad om drie minuten aan materiaal te schieten.” Michelle vervolgt: ,,Dat ging nog niet vanzelf, maar gelukkig hebben we enorm kunnen lachen, we hebben er nog uren aan bloopermateriaal aan overgehouden.”
Toen Michelle hoorde dat ze bij de laatste tien kandidaten zat, kon ze dat eigenlijk niet geloven. ,,Ik ben nog maar krap een jaar secretaresse, en ben in november pas klaar met mijn opleiding. Ik zou het dan ook helemaal niet erg vinden als ik straks niet win. Juist omdat ik er zo relaxed in sta, merk wel dat ik het steeds leuker begin te vinden.”
Voor de halve finale moet Michelle een presentatie van vijf tot zeven minuten houden, waarin ze uitlegt waarom zij als secretaresse de co-manager van het bedrijf is. ,,Normaal zou ik zo’n presentatie nooit doen, dus ik zie het als een leerzame ervaring. Ik probeer er geen standaard verkooppraatje van te maken, maar op een leuke manier uiteen te zetten hoe ik mijn rol als secretaresse zo goed mogelijk probeer in te vullen.”
Wat maakt een secretaresse een goede secretaresse? Volgens Michelle zit dat hem vooral in duidelijke communicatie. ,,Als secretaresse moet je veel doorvragen. Mensen zitten vaak erg in hun hoofd en gaan er al snel vanuit dat je precies begrijpt wat ze bedoelen als ze je een korte vraag stellen. Ik neem dan altijd te tijd om ze wat extra vragen te stellen, zodat ik precies weet wat ze nodig hebben.”
,,Het belangrijkste is dat je je collega’s leert kennen, en leert omgaan met hun specifieke communicatiestijlen. Iedere persoon heeft een eigen karakter en persoonlijkheid. De kunst is om je enigszins aan te passen aan hun manier van communiceren, maar daarbij wel op je strepen te staan en uiteraard altijd jezelf te blijven.”